Оцифровка документации

Предлагаем услугу по оцифровке архивной документации форматов А0-А4. Отсканированные документы могут быть сохранены в любом удобном формате (pdf, tiff, jpeg и другие).

Качественное современное оборудование позволяет обрабатывать значительные объемы документов в максимально короткие сроки  с соблюдением высокой точности изображения. Поддерживается также цветное сканирование.

Мы гарантируем высокое качество сканирования и соблюдение конфиденциальности.

Возможно автономное сканирование, либо сканирование с интеграцией в систему Vitro-CAD.

При формировании электронного архива в среде общих данных Vitro-CAD наши специалисты при сканировании формируют атрибутивные данные файлов для ускорения поиска информации. Мы не просто создаем графический образ документа, но и индексируем его, т.е. заносим по нему в базу данных ключевую информацию: тип документа, дату создания, название документа, шифр и др. для быстрого поиска электронного документа в электронном архиве.

Создание цифровой копии бумажного архивного фонда на предприятии является необходимым шагом не только для гарантированного сохранения имеющейся информации, но и для оптимизации процесса передачи документации, удаленного доступа к проектам, мгновенного поиска конкретного документа по атрибутивным данным

С нашей помощью был создан единый электронный архив на Мозырском нефтеперерабатывающем заводе, где документация с 1970-х годов была переведена в цифровой вид. Документы переводились из бумажного вида в электронный с присвоением всех необходимых атрибутов, которые впоследствии позволили упорядочить документы по проектам и разделам, а также сократить время на поиск документов.

Этапы создания электронного архива

Перечисленные ниже этапы могут проводиться отдельно или совместно.

ОЦИФРОВКА БУМАЖНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ:

ЭТАП 1. Сбор исходных данных: исследование документации (качество, размер), выработка подхода к формированию архива (правила хранения, атрибутивные данные), оценка объема документации.

ЭТАП 2. Определение места сканирования, аудит технической оснащенности предприятия, согласование и оптимизация метода хранения документации и ведения новых проектов, анализ исходных данных для формирования последующего состава документации (названия листов, аббревиатуры, порядок хранения).

ЭТАП 3. Формирование условий по подготовке и доставке документов к месту хранения; создание рабочей группы по формированию, передаче и приемке документации; определение необходимости постобработки документации (утолщение/утоньшение линий, очистка зернистости, чистка, коррекция).

ЭТАП 4. Создание электронного фонда документации. 

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ VITRO-CAD

Формирование электронного архива в системе управления проектно-сметной документацией Vitro:

ЭТАП 1. Выполнение работ по установке программного продукта:  установка и первичная настройка серверных компонентов Vitro,  развертывание и первичная настройка базовых модулей Vitro.

ЭТАП 2. Настройка структуры хранения документации в системе: сбор исходной информации, формирование структуры хранения для инженерных данных. Формируется унифицированная структура хранения документации.

ЭТАП 3. Создание справочников, атрибутов и шаблонов структур в системе: формирование нормативно-справочной информации об объекте, определение необходимых атрибутов, создание шаблонов.

ЭТАП 4. Настройка поиска в системе: настройка механизмов поиска информации по атрибутам.

ЭТАП 5. Настройка оргструктуры и прав доступа к документации в системе: разграничение прав доступа к хранимой документации и назначение ответственных за её актуализацию.